Il project management è l’arte di far accadere le cose. Ogni giorno, tutti noi ci prefiggiamo obiettivi, stabiliamo azioni per raggiungerli, eseguiamo attività, controlliamo, accettiamo o respingiamo risultati. Nel nostro piccolo, a fronte di ogni esigenza, noi accettiamo di sostenere un costo, definiamo i passi per soddisfarla, valutiamo il risultato, in pratica facciamo del project management a nostra insaputa.
Uscendo dalla sfera personale, qualsiasi lavoro può essere visto come un “progetto” se ha un inizio, una fine, un probabile costo con un certo livello di qualità e se è unico, cioè non ripetibile.
Nei primi anni ’60 si iniziò ad analizzare dimensione, contenuto, durata e risorse impiegate nel settore delle costruzioni prima e nell’industria poi, per approdare alla moderna disciplina del project management.
Per gestire correttamente un progetto, oltre al buon senso, occorre disporre di processi condivisi, senza dover “inventare la ruota” all’avvio di ogni nuovo progetto. Negli ultimi cinquanta anni, l’evoluzione della disciplina ha prodotto un effetto domino sul modo di impostare il lavoro, sulle strutture aziendali e sulle professioni. Si è consolidata l’arte di avvalersi del lavoro degli altri per raggiungere degli obiettivi, ricompensando il lavoro eseguito nei tempi ed al costo pattuito.
Molte grandi opere sono state frutto di progetti ambiziosi, ma a quali costi? In quali tempi?
Ad esempio, la costruzione della Torre di Pisa, oggi tanto ammirata, durò quasi due secoli (1173-1360) e quando cedettero le fondamenta da un lato, i committenti rimediarono inclinando il resto della costruzione dalla parte opposta per evitare che crollasse. Al contrario, la costruzione del Colosseo fu realizzata in una diecina di anni e ancora oggi non mostra cedimenti, resiste alla storia ed è una delle meraviglie del mondo.
La differenza tra le due opere, in esempio, sta nell’approccio progettuale: il primo più all’impronta, non avendo considerato il rischio cedimento delle fondamenta, i tempi ed il costo finale; il secondo molto più strutturato, avendo affrontato prima il problema del drenaggio del sito, poi l’approvvigionamento del travertino dalle cave di Tivoli, il trasporto ed in fine la sua posa in opera in parallelo con più squadre di artigiani.
Oggi non è più possibile realizzare grandi opere con risorse infinite o tempi illimitati. Ogni progetto ha bisogno di più certezze basate su schemi di riferimento riconosciuti a livello mondiale.
Se tutti i progetti di un’azienda seguono gli stessi processi e utilizzano gli stessi schemi (template), la cultura del project management diventa uno stile di vita quotidiano, con notevoli benefici in termini economici.
Nell’attuale contesto lavorativo, pur col buon senso innato in ognuno di noi, è opportuno allinearsi ad uno standard di riferimento, sul quale costruire la propria metodologia di project management (processi, tecniche, template, metriche, etc.). Un ottimo standard di riferimento è il PMBOK® Guide del Project Management Institute, il quale definisce cosa occorre per gestire un progetto, ma non dice come farlo. A questo ci pensano le metodologie. Una buona metodologia di project management, come la Metodologia TenStep, allineata al PMBOK® Guide, è un insieme di processi che forniscono le tecniche e le template per implementare i processi concretamente in un determinato ambiente di lavoro.
La maturità dell’ambiente è funzione della capacità di riconoscersi in uno standard internazionale attraverso un’apposita metodologia personalizzata. Se non si dispone di una propria metodologia, se ne può adottare una di tipo commerciale, la quale può essere facilmente modellata sulle proprie esigenze, eliminando i processi che non interessano e potenziando quelli necessari ad un livello più evoluto. L’importante è adottare processi condivisi per la gestione di tutti i progetti. Se la versione iniziale della metodologia non soddisfa a pieno gli utilizzatori finali, è possibile migliorarla dando origine al così detto “miglioramento continuo”.
In questi scenari le esigenze dell’azienda coincidono con quelle dell’individuo: mentre le aziende cercano personale qualificato a cui affidare la gestione dei propri progetti, le persone sviluppano la propria crescita professionale certificando le proprie competenze con una certificazione qualificata.
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